店舗管理とは？
業務内容とよくある課題・解決策について解説

店舗を経営するうえで、欠かせないのが店舗管理業務です。どんな業種の店舗であっても、管理業務が滞ると経営に悪影響を及ぼしかねません。さらにその業務内容は多岐にわたっており、担当者の負担は大きいものです。安定した経営を続けるためにも店舗管理の負担を減らしたいというのが、担当者と経営サイド共通の願いと言えるでしょう。
そこで、この記事では店舗管理の業務内容や店舗管理業務が抱えている課題と解決策についてご紹介します。

店舗管理の業務とは？

店舗管理とは店舗を安定的に運営していくために、さまざまな要素を管理することです。実際に行う主な業務内容には、以下が挙げられます。

売上管理

売上管理の通常業務は、日々の売上を記録し、間違いがないかを確認することですが、本来の目的は「情報分析」にあります。売上目標を達成するために、何が、どのように、誰に売れているのかを売上高の分析から把握するだけではなく、時期や客層、時間帯などのデータによる分析も必要です。

仕入れ・在庫管理

売上管理と連動しているのが、仕入れ・在庫管理です。この管理業務こそ「経営そのもの」といっても過言ではありません。店舗における在庫とは現金化を待つ資産であり、売上や利益はその在庫を消費して得られるため、在庫管理が適切にされていなければ、余剰在庫を抱えるなどのリスクもあり得ます。
また、仕入れは在庫管理とセットで考えがちですが、リスクマネジメントとしての側面もあります。一括で仕入れて商品数を増やすことで、価格交渉を行う方法が一般的です。現在の仕入れ先に突発的なトラブルが起こったときのリスク回避策として、常に新たな仕入れ先を開拓し、複数のパイプを保持しておくことも重要です。

スタッフ管理

スタッフ管理には、シフトや給料計算などの勤怠管理と、教育の人材管理の2つの要素があります。
店舗にとって人材は経営基盤のひとつであり、重要な資産です。シフトの調整といった日常的な業務はもちろん、接客やセキュリティ、衛生管理に関する定期的な研修などの人材教育も長期的な経営には不可欠です。

メンテナンス

店舗管理においてのメンテナンス業務には、施設の点検と修繕、適切な状態の維持が求められます。
業務内容は日々の清掃から、ビル内にある数多くの設備機器の運転・監視・点検・整備・保全および記録の分析・保存・保全のための管理など多種多様です。
さらに、例えば食品関連事業者であればHACCP^※に基づく衛生管理が必須となるなど、業種によっては管理業務が増える場合もあります。
※ コーデックス委員会が策定した７原則に基づき、使用する原材料や製造方法等に応じ、計画を作成し、管理を行う衛生管理手法。

店舗情報管理

ネット販売が浸透した今だからこそ必要な業務が、店舗情報の管理です。Webサイトやメールマガジン、SNS更新など、店舗の最新情報を発信し管理・運営することは、いわば情報のメンテナンスであり、広報の役割も担っています。新商品やサービスを提供、および告知するために必要な業務ですが、とりあえず発信すればいいわけではありません。どのメディアで、何を、いつ、誰に向けて発信するのかを決めたうえで運営してこそ効果を発揮します。また、発信して終わりではなく、店舗のデータの分析と管理も必須です。

店舗管理の課題と解決策

ここまでに述べたように、店舗管理業務は多岐にわたり、担当者には大きな負担がかかります。特に、多店舗展開している場合の負担の度合いは計り知れません。安定した経営を行うためには、管理業務の負担解消は非常に重要な対策です。

店舗管理の課題

店舗管理の負担を軽くするには、まず課題を把握する必要があります。
売上管理や仕入れ、在庫管理など、データ分析が重要となる業務を仮に手作業で行っている場合、それらを計算して項目ごとに記録し保存するだけで時間と手間がかかり、ミスが生じる可能性も高まります。また、データ分析を行う時間そのものを確保することも困難になるでしょう。
同様のことは、スタッフのシフト管理にも言えます。複数のスタッフの希望を反映しながら適切なシフトを組んでいく作業は、手間がかかってしまうことが多いです。場合によっては扶養控除の有無によって細かい調整が必要となることもあります。しかし、シフト管理ばかりに時間を割いてしまうと、スタッフの育成や働く環境の改善など、店舗にとって重要な業務に取り組めなくなってしまう恐れがあります。
さらに、日常的な業務で手一杯になると、設備や施設のメンテナンスが行き届かなくなりがちです。そうした悪循環が、衛生面の問題や機器の故障につながる場合もあります。

店舗管理の課題の解決策

そうした店舗管理業務が抱える課題を解決するために必要なことについて紹介します。

ECRS視点で業務検討

店舗管理業務の課題を改善するにあたって、真っ先に取り入れたいのがECRSの原則です。
生産現場の改善策として周知されていますが、業種や業務内容を問わず、生産性を上げたいときの指針として活用できます。

Eliminate（エリミネート）：なくせないか？
Combine（コンバイン）：一緒にできないか？
Rearrange（リアレンジ）：順序や場所を変更できないか？
Simplify（シンプリファイ）：単純化できないか？

ECRSを用いる際は頭文字の表記どおり、まずはEの「業務自体をなくせないか？」、次にC「類似している業務とまとめてできないか？」と順番に沿って、変更可能かどうか検討します。いきなり単純化しようとすると、実は簡略化してはいけない工程だったなどのリスクもあり、注意が必要です。

マニュアル作成

各管理業務のマニュアル作成は、業務の負担軽減に効果的です。マニュアル化することで作業の無駄が明確化し、効率的に業務を遂行しやすくなります。さらに、すべてのスタッフに管理意識と業務内容の共有ができるため、育成にもつながります。

ツールの活用

ツールの活用も有効です。例えばPOSなど売上管理システム、アプリを用いた勤怠管理など多くのツールがあります。適切に利用することでスタッフの負担が減り、大幅な業務効率アップも可能です。また、IoT技術による遠隔操作でメンテナンス業務などの負担が軽減するケースもあるため、一度調べてみると、自社に合った解決策の糸口が見つかるかもしれません。
適切なツールを活用することにより、スタッフ1人当たりの手間を削減することが可能になります。これを省力化といいます。
省力化について、詳しくは「省力化とは？ビルメンテナンスにおける空調管理を効率的に実現させるポイントを解説」をご覧ください。

こちらもあわせてご覧ください。

省力化とは？ビルメンテナンスにおける空調管理を効率的に実現させるポイントを解説

ツールを積極的に活用し店舗管理を効率化しよう

店舗管理業務は多岐にわたり、担当者には大きな負担となります。
例えば、大手牛丼チェーン店である吉野家様^※の店長業務も、HACCP認証やISO認証などによる食品・衛生管理の厳格化、スタッフのグローバル化によって高度化し、すべての業務で高い管理能力が必要とされます。
そのような状況下で、体感では気づきにくい空調機の軽度な不具合が発生しトラブルのもととなっていたため、空調機を遠隔監視できる「アシスネットサービス」を導入。わずかな異常を検知し通知する機能によって迅速な修理が可能となり、不具合の影響を最小限に抑えながら、店長の負担軽減に成功した事例があります。
空調管理は業種に関係なく必須の業務。地域や季節、時間帯に合わせた調整が求められますが、手間がかかる割に売上と直結しづらく、それゆえあと回しにされやすい業務と言えます。
そこでおすすめなのが、「アシスネットサービス」や「エアネットサービスシステム」のような空調管理を効率化するサービスです。
「アシスネットサービス」はIoT端末を室外機に取り付けるだけで、業務用空調設備の運転データや修理記録などを収集・一括管理が可能に。空調機の異常を素早く検知して異常をメールで知らせる機能や中長期の修繕・機器更新の予算化までを含めて月600円〜と、低コストで導入することができます。
「エアネットサービスシステム」は、24時間365日の遠隔監視や故障予知、点検、緊急事態があった場合の応急運転、復旧などを行うことで、空調機の停止期間を大幅に軽減でき、メンテナンス、法定点検まで幅広く対応し、空調管理業務をサポートするサービスです。

※吉の字は、正しくは「土（つち）」に「口（くち）」と書きます。